На допомогу шкільним бібліотекарям

Упровадження УДК у бібліотеках

https://drive.google.com/file/d/17Uyc4WMyuG9Y5nfWTW8vCcZ3RLkxhpaM/view?usp=sharing 

Таблиці зіставлення ББК і УДК  
https://drive.google.com/file/d/1S5ggkau717abMeZChp2u6h7zXr_99VUr/view?usp=sharing 

Перелік документів, які повинні бути в шкільній бібліотеці

 1.  Акт прийому шкільної бібліотеки.

 2.  Книги сумарного обліку підручників та художньої літератури.

 3.  Інвентарні книги бібліотечного фонду.

 4.  Паспорт бібліотеки.

 5.  Щоденник роботи бібліотеки.

 6.  План роботи шкільної бібліотеки.

 7.  Акти на списання підручників.

 8.  Акти інвентаризації.

 9.  Облік книг, прийнятих від учнів взамін загублених.

 10.           План роботи бібліотечного гуртка.

 11.           Каталоги, картотеки.

 12.           Читацькі формуляри.

 13.           Нормативні документи.

 14.           Документи (довідки, інформації, листування) про роботу шкільної бібліотеки)

 15.           Інструкції з охорони праці, посадова інструкція. 

Як Оформити Списання Бібліотечних Фондів У цій статті розглянемо особливості списання бібліотечної літератури та документальне оформ­лення таких операцій. Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» Олена МОРЕВА, консультант Відомо, що бібліотечні фонди відносяться до нео­боротних активів бюджетних установ, а саме — до інших необоротних матеріальних активів. Разом з тим такі об'єкти мають певні особливості щодо обліку, оприбуткування, списання та проведення інвентари­зації. Деякі питання ми вже висвітлювали на сторінках нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 46; 2011, № 31). Далі розглянемо, за яких причин може проводитися списання бібліотечної літератури та якими документами оформляються такі операції. ПРИЧИНИ СПИСАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ Згідно зі ст. 18 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВР облік, зберігання та використання документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, здійснюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури, та встановлених стандар­тів, технічних умов, інших нормативних документів. Вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі ветхих, тих, що втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або мають дефект, дублетних, здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури. Основними документами, що визначають по­рядок обліку бібліотечних фондів та відображен­ня в бухгалтерському обліку операцій з такими об'єктами, є: — Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Мін-культури від 03.04.2007р. № 22; —  Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08 (далі — Методичні рекомендації); —Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000р. №64 (далі — Інструкція №64). Списання бібліотечних фондів здійснюється з таких причин: —  непридатність для подальшого використан­ня, фізична зношеність (зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового викорис­тання читачами дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації); —  застарілість за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність і актуальність); —  пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха; —закінчення строку зберігання (списанню по за­кінченні строку зберігання підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання); — втрата користувачами або абонентами (втра­ченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках); —  виявлення в результаті інвентаризації як не­стача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах від­критого доступу читачів до фонду, під час експону­вання на виставках, а також у результаті переобліку бібліотечного фонду); — передача до обмінно-резервного фонду (пе­редачі підлягають непрофільні документи, а також наявні у великій (зайвій) кількості, тобто яких за­багато для наявного читацького попиту). Зазначимо, що існують певні особливості при­дбання та списання бібліотечних фондів у навчаль­них закладах. Шкільні підручники та навчальні посібники, які належать до бібліотечних фондів, використовуються у навчально-виховному процесі не менше п'яти років. Як передбачено Порядком забезпечення учнів загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками, затвердженим спільним наказом Міносвіти, Мінфіну та Мінекономіки від 24.12.99 р. №442/311/155, Міносвіти АР Крим, управління освіти обласних, Ки­ївської і Севастопольської міських держадміністра­цій, районні та міські відділи освіти, загальноосвітні і професійно-технічні навчальні заклади щорічно у квітні-травні проводять аналіз придатних для використання підручників і посібників бібліотеч­них фондів, порівнюють їх із реальною потребою учнівських контингентів, здійснюють (при потребі) перерозподіл книг між середніми навчальними за­кладами. Так, наприклад, у 2011 році з цією метою в за­гальноосвітніх та спеціальних навчальних за­кладах необхідно було провести інвентаризацію бібліотечних фондів навчальної літератури відпо­відно до листів Міносвіти від 14.04.2011 р. № 1/9-271 та № 1/9-277 «Про проведення інвентаризації бібліотечних фондів у 2011 р.». Під час інвентари­зації бібліотечних фондів навчальних закладів, що беруть участь у проекті зі створення єдиної системи централізованого електронного обліку підручників, станом на 1 червня 2011 року належало визначити у розрізі кожного навчального закладу забезпече­ність по кожному підручнику станом на 1 вересня 2011 року з урахуванням очікуваного контингенту учнів на 2011/2012 навчальний рік. Підручники, що непридатні для користування, було запропоновано списати згідно з Інструкцією про порядок доставки, комплектування та обліку навчальної літератури, затвердженою наказом Міносвіти від 15.06.95 р. № 1/9-217. Що стосується списання підручників для учнів З — 6 та 11 класів, термін використання яких понад 5 років або які не відповідають вимогам навчальних програм, то, як наголосило Міносвіти у зазначених вище листах, таку операцію необхідно проводити у міру надходження нових підручників до навчаль­ного закладу. Навчальні посібники та словниково-довідкова література, видана у 1998 — 2006 роках, що має задовільний стан та зовнішній вигляд і від­повідає вимогам програм, може продовжувати ви­користовуватись у навчально-виховному процесі. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ СПИСАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджет­них установ вилученої з бібліотеки літератури (далі — Акт), типова форма якого (форма № 03-5 (бюджет)) затверджена спільним наказом Головно­го управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на вилучення з бібліотеки морально застарі­лої і фізично зношеної літератури (далі — Опис) та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Перший примірник Акта разом з Опи­сом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Зразок запов­нення Акта та Опису наведено на с. 18,19. В Опису зазначаються інвентарні номери ви­лучених видань, автор книги і назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено вилучення. Як зазначала Державна казначейська служба у листі від 14.09.2011 р. № 17-08/278-1569 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, №40), в Описі вказується вартість кожного примірника бібліотечних фондів. При складанні Опису візьміть до уваги: з на­буттям чинності з 02.10.2010 р. наказом Держ-казначейства від 02.09.2010 р. № 312 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 37), яким унесено зміни до Інструкції № 64, розширено перелік необоротних активів, облік яких ведеться у повних гривнях без копійок. Зазначена норма поширюється також і на бібліотечні фонди. Тому починаючи з IV кварталу 2010 року сума вартості необоротних активів, у тому числі бібліотечних фондів, зазначається без копійок, тобто в ці­лих гривнях. На необхідність приведення (зміни) вартості необоротних активів у відповідність із цими вимогами Держказначейство звертало увагу в листі від 26.11.2010 р. № 17-04/2979-22109 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 45), а в коментарі фахівця до нього була детально опи­сана ця процедура. Також нагадаємо: п. 7.7 Інструкції № 64 перед­бачено, що у місяці ліквідації об'єктів необоротних активів (у нашому випадку — списання з балансу бібліотечних фондів) необхідно нарахувати другу половину зносу таких об'єктів, тобто решту 50 % їх первісної вартості. На кожну причину списання бібліотечних фондів складається окремий Акт, до якого додається Опис, Як правило, до одного Акта включається не більше 300 документів, що вилучаються з однієї причини. Документи до Опису записуються у порядку зрос­тання інвентарних номерів. На документи, що передаються до обмінно-резервного фонду, складається Акт у трьох при­мірниках, а Опис— удвох. Зауважимо, що Акти і Описи необхідно оформлювати чітко, без скоро­чень, за установленою формою. Виправлення в Акті та Описі не допускаються. При вилученні з фонду видань, які не знаходяться на балансі (не підлягають інвентарному обліку), Акт і Опис складаються в одному примірнику для відді­лу комплектування. При цьому їх вартість в Опису не вказується, вона не входить і до загальної суми в Акті. Окремо Опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню). Уся інформація про вилучену бібліотечну літера­туру відображається у другій частині Книги сумар­ного обліку бібліотечного фонду, у формах індивіду­ального обліку фонду, каталогах та картотеках. Особливу увагу необхідно звернути на списання бібліотечних фондів, що втрачені користувачами. У цьому випадку списання документів, утрачених користувачами, здійснюється шляхом заміни до­кументів або їх грошовим еквівалентом. Згідно з Типовими правилами користування бі­бліотеками в Україні, затвердженими Мінкультури від 05.05.99 р. №275, користувач, який втратив або пошкодив документ з фонду бібліотеки, а та­кож одержаний через міжбібліотечний абонемент, внутрішньосистемний книгообмін за домовленістю з бібліотекою-фондоутримувачем, повинен заміни­ти його аналогічним чи документом, визнаним рів­ноцінним, або відшкодувати його ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою. Акти на списання документів, утрачених корис­тувачами і замінених рівноцінними, складаються за загальними правилами на підставі Зошиту обліку документів, прийнятих від користувачів за­мість втрачених (далі — Зошит). В Акті вказуються початковий і кінцевий номер документів, що вилуча­ються/приймаються і відповідають запису Зошиту, де вказується номер Акта і його дата. Додатково складається один примірник Акта на прийняття документів, що передаються до відділу комплек­тування. Кошти, отримані від користувачів на заміну за­гублених бібліотечних фондів, приймаються до каси установи та оформляються прибутковими касовими ордерами. Відповідно до п. 14 Методичних рекомендацій у випадку втрати документа його заміна на анало­гічний здійснюється шляхом списання документа за балансовою вартістю, а оприбуткування — за первісною вартістю. Акти на списання документів, що вибули вна­слідок аварій, стихійних подій, установлених і за­фіксованих крадіжок складаються за загальними правилами. До Акта про списання додається Акт про аварію, стихійні події з поясненням причин, що виникли, та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб, або висновок, протокол з міліції у разі крадіжок. Акти на списання бібліотечних фондів, які виявле­ні в результаті інвентаризації як недостача, а також коли конкретні винуватці не встановлені (втрати від нерозкритих крадіжок тощо) складаються ли­ше після висновків комісії з інвентаризації і після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому. Такі акти складаються за загальними правилами, у них вказується при­чина вибуття та заходи, яких вжито задля поперед­ження таких втрат. Після оформлення відповідних актів на списання також необхідно зробити записи про вибуття бібліо­течних фондів до Інвентарної картки групового обліку основних засобів у бюджетних установах типової форми № 03-9 (бюджет). Для обліку бі­бліотечних фондів відкривається окрема картка по предметам одного найменування, записи до якої здійснюються тільки у вартісному вираженні загальною сумою. Дані про бібліотечну літературу, що була ви­лучена з фондів, заносяться до відповідних граф частини 2 Книги сумарного обліку бібліотечного фонду. ЩО РОБИТИ ЗІ СПИСАНОЮ БІБЛІОТЕЧНОЮ ЛІТЕРАТУРОЮ Макулатура, що утворюється у процесі діяльності закладу, у тому числі внаслідок списання бібліотеч­них фондів, повинна оприбутковуватися з метою її подальшого використання у власній діяльності закладу або здаватися спеціалізованим підприєм­ствам, які займаються збором та переробкою такого виду вторинної сировини. Реалізація макулатури — це операція, пов'язана із передачею права власності на неї іншому власни­ку в обмін на еквівалентну суму коштів. Розрахунки підприємств, які здійснюють операції з вторинною сировиною, мають проводитися в безготівковій формі шляхом перерахування належних до виплати коштів на спеціальні реєстраційні рахунки бюджет­них установ. Питання, що стосуються обліку маку­латури, висвітлювались спеціалістом контрольно-ревізійної служби у статті «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 1-2). Під час здійснення операцій з макулатурою необхідно керуватися нормами Закону України «Про відходи» від 05.03.98 р. № 187/98-ВР. Зокрема, відповідно до ст. 1 цього Закону відходами визна­чено будь-які речовини, матеріали і предмети, що утворилися у процесі виробництва чи споживання, а також товари (продукція), що повністю або част­ково втратили свої споживчі властивості і не мають подальшого використання за місцем їх утворення чи виявлення та від яких їх власник позбувається, має намір або повинен позбутися шляхом утилізації чи видалення. При цьому утилізацією відходів є їх використання як вторинних матеріальних чи енер­гетичних ресурсів. Зазначимо, що макулатуру не віднесено до пере­ліку окремих видів відходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню {постанова КМУ від 28.02.2001 р. № 183). Тому підприємства, що займаються її збором, не повинні мати відповідну ліцензію для таких операцій. Кошти, отримані від здачі макулатури, зарахову­ються до доходів спеціального фонду кошторису закладу. Одержані від реалізації макулатури надходження належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ (л. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-Щ і у повному обсязі залишаються у роз­порядженні закладу. Використовуються такі над­ходження на: —  ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, по­криття витрат, пов'язаних з організацією збирання і транспортування відходів і брухту на приймальні пункти; —  господарські потреби бюджетних установ, уключаючи оплату комунальних послуг і енерго­носіїв. Як зазначено у п. 1.15 Методичних рекомендацій, кошти від реалізації бібліотечних фондів залишають­ся в розпорядженні бібліотеки з правом подальшого використання на поповнення бібліотечного фонду. Кошти, що отримав заклад від здачі макулатури, зараховуються на його спеціальний реєстраційний рахунок. Підтвердженням про надходження таких коштів буде виписка зі спеціального реєстраційного рахунку, надана органом Держказначейської служ­би. Бюджетні установи на підставі цієї виписки у Зві­ті про надходження і використання коштів, отрима­них як плата за послуги (форма № 4-1д, № 4-1м), відображають такі надходження у рядку 050 «Над­ходження коштів від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)». Ураховуючи, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють плате­жі тільки в межах бюджетних асигнувань, установ­лених кошторисами, при надходженні незапланованих коштів виникає необхідність внести зміни до кошторису згідно з вимогами пп. 47 — 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних ви­мог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002р. № 228. Такі зміни вносяться у разі, якщо загальний об­сяг фактичних надходжень до спеціального фонду разом з обсягом залишків коштів на його рахун­ках на початок року буде більший, ніж відповідні надходження, ураховані в кошторисі на відповід­ний рік. Отже, якщо на рахунок закладу надходять кошти, які не заплановані у спеціальному фонді кошторису, але при цьому загальна сума над­ходжень (з урахуванням залишків на початок ро­ку) не перевищує обсягів власних надходжень, урахованих при затвердженні його кошторису, то розпорядники бюджетних коштів не вносять зміни до кошторису в частині надходжень спецфонду (див. лист Держказначейства від 26.03.2010 р. № 15-06/662-5434).